Acte necesare la angajare
Ce acte se cer la angajare, ce depinde de post, cine emite fișa de aptitudine și de ce nu există aceeași listă pentru orice salariat.
Cuprins: găsește situația ta
Răspunsul scurt
Actele de angajare depind de post, dar nucleul obișnuit este format din datele de identificare, documentele de studii sau calificare relevante și fișa de aptitudine de la medicina muncii. Pentru salariatul străin există din 2026 o excepție: certificatul poate lipsi la semnarea CIM, dar trebuie obținut cel târziu la începerea activității. Cazierul nu este obligatoriu pentru orice CIM, iar prelucrarea datelor despre condamnări cere autorizarea prevăzută de art. 10 GDPR; pentru celelalte avize și certificate, angajatorul trebuie să aibă un scop și un temei legat de funcție. Datele personale cerute trebuie limitate la ceea ce este necesar. Contractul se semnează și se transmite în REGES-ONLINE înainte de prima zi de activitate, astfel că „lucrezi câteva zile în probă și apoi facem actele” nu este legal. Ghidul separă documentele universale de cele speciale pentru minori, profesii reglementate, telemuncă și lucrători străini.
Codul muncii, art. 16–17 și art. 27–30; HG nr. 355/2007 · Deschide: Legea nr. 53/2003 — Codul muncii, forma consolidatăCe înseamnă CIM, CCM, ITM și REGES?
CIM = contract individual de muncă; CCM = contract colectiv de muncă; ITM = inspectorat teritorial de muncă; REGES-ONLINE = registrul general de evidență a salariaților, în forma online.
Ce trebuie reținut
- Angajatorul poate cere informații relevante pentru capacitatea de a ocupa postul și aptitudinile profesionale.
- Fișa de aptitudine este completată de medicul de medicina muncii; costurile supravegherii medicale revin angajatorului.
- Pentru cazier este necesară o autorizare în dreptul UE ori intern, cu garanțiile cerute de art. 10 GDPR; avizele și autorizațiile trebuie legate de postul concret.
Cum pregătești dosarul fără date inutile
Cere lista raportată la post
Solicită angajatorului lista și temeiul documentelor speciale. Un post reglementat poate cere atestate pe care un post obișnuit nu le cere.
Verifică documentele de calificare
Pregătește diploma, certificatul sau autorizația numai în măsura în care acestea probează o cerință reală a funcției.
Parcurge medicina muncii
Angajatorul transmite informațiile despre post și riscuri, iar medicul de medicina muncii stabilește aptitudinea și completează fișa în două exemplare.
Nu începe fără CIM
Primește și citește exemplarul contractului semnat cel târziu înaintea primei zile de activitate.
Exemplu: post administrativ fără cerință specială
Situația
Pentru un post administrativ, angajatorul cere identitatea, diploma relevantă și parcurgerea medicinei muncii, dar și un cazier fără explicație.
Explicația
Primele documente au legătură evidentă cu CIM și postul. Cazierul nu este universal și trebuie raportat la o cerință legală sau justificată a funcției.
Rezultatul orientativ
Candidatul poate cere temeiul și scopul documentului suplimentar înainte de a-l transmite.
Ce faci mai departe
Trimite datele prin canalul indicat de angajator și păstrează lista și CIM primit.
Ipoteze și limite: Exemplul presupune un post nereglementat; pentru anumite funcții, legea specială poate impune cazierul.
Lista de bază și scopul fiecărui document
Pentru redactarea CIM sunt necesare datele de identificare ale părților. În funcție de post, angajatorul poate solicita documente care dovedesc studiile, calificarea, experiența, dreptul de exercitare sau îndeplinirea unor condiții speciale prevăzute de lege.
Nu există în Codul muncii un dosar identic pentru toate ocupațiile. O listă utilă separă documentele generale de cele cerute de o profesie reglementată, de lucrul cu minori, de gestiune, transport, securitate ori alte domenii cu condiții speciale.
- act de identitate și datele necesare completării CIM;
- diplome, certificate, atestate sau autorizații relevante postului;
- documentele pentru examenul de medicina muncii și fișa de aptitudine;
- documente speciale numai când rezultă din lege sau din natura funcției.
Temei verificat: Legea nr. 53/2003 — Codul muncii, forma consolidată · HG nr. 355/2007 privind supravegherea sănătății lucrătorilor
Certificatul medical și fișa de aptitudine
Ca regulă, Codul muncii permite angajarea numai în baza unui certificat medical care constată că persoana este aptă pentru munca respectivă. Din 2026, art. 27 alin. (6)–(7) permite încheierea CIM cu un salariat străin chiar dacă certificatul nu a fost încă prezentat, însă acesta trebuie obținut cel târziu la data începerii activității. HG nr. 355/2007 detaliază examenul medical la angajare și rolul medicului de medicina muncii.
Medicul completează fișa de aptitudine cu una dintre concluziile prevăzute de normă, în două exemplare: unul pentru angajator și unul pentru lucrător. Angajatorul trebuie să asigure fondurile și condițiile serviciilor medicale profilactice, fără ca lucrătorii să suporte costurile aferente supravegherii specifice riscurilor profesionale.
Temei verificat: Legea nr. 53/2003 — Codul muncii, forma consolidată · HG nr. 355/2007 privind supravegherea sănătății lucrătorilor
Limitele informațiilor cerute candidatului
Informațiile solicitate cu ocazia verificării prealabile trebuie să servească aprecierii capacității de a ocupa postul și aptitudinilor profesionale. Angajatorul poate cere informații de la foștii angajatori numai despre activitățile îndeplinite și durata angajării și numai cu încunoștințarea prealabilă a candidatului.
Solicitarea testelor de graviditate la angajare este interzisă. Datele despre sănătate sunt sensibile și trebuie gestionate prin circuitul legal al medicinei muncii, nu prin colectarea informală a diagnosticului de către manager.
Temei verificat: Legea nr. 53/2003 — Codul muncii, forma consolidată · HG nr. 355/2007 privind supravegherea sănătății lucrătorilor
Cazier, recomandări și documente speciale
Cazierul judiciar nu este un document universal al oricărei angajări. Art. 10 GDPR permite prelucrarea datelor despre condamnări numai sub controlul unei autorități de stat sau când dreptul UE ori dreptul intern o autorizează și prevede garanții adecvate. Natura postului, singură, nu înlocuiește acest temei. Pentru avize, permis de conducere ori alte autorizații, cererea trebuie legată de cerințele reale și legale ale funcției.
Recomandările și verificarea experienței nu înlocuiesc obligația angajatorului de a informa candidatul asupra clauzelor esențiale și de a încheia CIM înainte de activitate.
Temei verificat: Legea nr. 53/2003 — Codul muncii, forma consolidată · HG nr. 355/2007 privind supravegherea sănătății lucrătorilor
Lucrători străini și reguli actualizate în 2026
Pentru cetățenii străini pot fi necesare aviz de angajare, drept de ședere sau alte documente, în funcție de cetățenie și situație. OUG nr. 32/2026 a introdus și reguli în Codul muncii: CIM-ul salariatului străin se încheie în română și într-o limbă de origine ori de circulație internațională pe care o înțelege, iar certificatul medical poate fi obținut după semnare, dar nu mai târziu de data începerii activității.
Lista nu trebuie dedusă dintr-un articol general. Verifică situația individuală în forma actuală a legislației privind străinii și la autoritățile competente înainte de începerea activității.
Temei verificat: Legea nr. 53/2003 — Codul muncii, forma consolidată · HG nr. 355/2007 privind supravegherea sănătății lucrătorilor
Există o listă universală de acte pentru orice angajare?
Nu există o singură listă identică pentru toate posturile. În mod obișnuit sunt necesare datele de identificare, documentele care dovedesc studiile sau calificarea cerută și fișa de aptitudine emisă de medicina muncii. Posturile reglementate pot cere avize, autorizații, cazier sau alte dovezi prevăzute de legea specială.
Cere lista înainte să trimiți documente și întreabă pentru fiecare act suplimentar care este scopul și temeiul. Contractul trebuie să fie scris și transmis în REGES-ONLINE cel târziu în ziua anterioară începerii activității; „proba câteva zile și apoi facem actele” nu este perioada de probă legală.
Temei verificat: Legea nr. 53/2003 — Codul muncii, forma consolidată · Codul muncii — informații utile pentru salariați · HG nr. 295/2025 privind REGES-ONLINE, forma actualizată
Ce poate întreba angajatorul la recrutare?
Art. 29 limitează informațiile cerute la cele care permit aprecierea capacității de a ocupa postul și a aptitudinilor profesionale. Informațiile de la foștii angajatori pot privi funcțiile îndeplinite și durata angajării și se cer numai cu încunoștințarea prealabilă a candidatului.
GDPR cere ca datele să fie adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar. Întrebările despre sănătate, sarcină, religie, opinii sau viață privată pot implica date sensibile și trebuie să aibă un temei real și proporțional. Medicina muncii comunică aptitudinea pentru post, nu întregul istoric medical către manager.
Temei verificat: Legea nr. 53/2003 — Codul muncii, forma consolidată · Regulamentul (UE) 2016/679 — protecția datelor cu caracter personal · HG nr. 355/2007 privind supravegherea sănătății lucrătorilor
Când este justificat cazierul judiciar?
Cazierul nu este un document universal pentru orice CIM. Art. 10 GDPR permite prelucrarea datelor despre condamnări numai sub controlul unei autorități de stat sau când dreptul UE ori dreptul intern o autorizează și prevede garanții adecvate. Natura funcției, singură, nu înlocuiește autorizarea legală. Angajatorul trebuie să indice temeiul, scopul, perioada de păstrare și cine are acces la document.
Pentru un post administrativ obișnuit, o solicitare generică merită clarificată. Nu transmite cazierul sau copii ale actelor prin conturi personale neoficiale fără să verifici destinatarul. Păstrează lista de documente și informarea de confidențialitate primită.
Temei verificat: Regulamentul (UE) 2016/679 — protecția datelor cu caracter personal · Legea nr. 53/2003 — Codul muncii, forma consolidată
Ce documente suplimentare apar pentru minori și lucrători străini?
Pentru un minor de 15 ani este necesar acordul părinților sau reprezentanților legali și munca trebuie să fie potrivită dezvoltării, sănătății și pregătirii sale; de la 16 ani există capacitate de muncă potrivit Codului. Programul și interdicțiile privind munca de noapte, suplimentară ori periculoasă trebuie verificate separat.
Pentru cetățenii străini, dreptul de muncă, avizul, permisul de ședere și excepțiile depind de cetățenie și statut. OUG nr. 32/2026 a introdus în Codul muncii forma bilingvă a CIM pentru salariatul străin și posibilitatea ca certificatul medical să fie obținut după semnare, dar cel târziu la începerea activității. Nu folosi o listă veche: verifică forma actuală și categoria exactă înainte de semnare.
Temei verificat: Legea nr. 53/2003 — Codul muncii, forma consolidată · Măsuri de protecție și condiții de muncă pentru minori · OUG nr. 32/2026 privind accesul străinilor pe piața muncii
După pregătirea documentelor, verifică clauzele contractului înainte de semnare.
Ce se întâmplă în situațiile speciale?
Post nereglementat
Identitatea, calificarea relevantă și aptitudinea medicală formează nucleul obișnuit; pentru salariatul străin se aplică termenul special introdus în 2026.
Post cu autorizație profesională
Legea specială poate cere aviz, certificat, permis sau cazier; pentru cazier verifică și norma care autorizează prelucrarea datelor despre condamnări.
Salariat minor
La 15 ani este necesar acordul reprezentantului legal; programul este limitat și anumite activități sunt interzise.
Cetățean UE/SEE/Elveția
Regimul dreptului de muncă diferă de cel al cetățenilor din state terțe; identifică statutul înainte de a cere aviz.
Cetățean din stat terț
Verifică avizul/permisul și noile reguli din 2026, inclusiv excepțiile categoriei concrete.
Telemuncă
CIM trebuie să includă clauzele speciale despre organizare, control, evidența timpului și responsabilități.
Mai multe CIM-uri
Poți lucra la angajatori diferiți, cu respectarea programelor și incompatibilităților legale.
Ți se cere să lucrezi înainte de acte
Refuză „zilele de probă” fără CIM. Perioada de probă există în interiorul unui contract scris.
Verifică dosarul înainte să acționezi
Am primit lista documentelor și scopul fiecăruia.
Am verificat dacă diploma, autorizația sau cazierul sunt relevante pentru post.
Am făcut examenul prin medicina muncii și am primit concluzia de aptitudine.
Am primit informarea privind prelucrarea datelor personale.
Am citit și semnat CIM-ul înainte de prima zi de activitate.
Am primit un exemplar și am verificat data începerii și înregistrarea REGES-ONLINE.
Am trimis documentele numai prin canalul oficial al angajatorului.
Instrumente recomandate pentru situația ta
Pentru documentele și dovezile necesare, folosește checklistul acestei pagini.
Documente de păstrat
- lista transmisă de angajator și descrierea postului;
- actul de identitate prezentat printr-un canal sigur;
- diplomele și autorizațiile relevante;
- fișa de aptitudine, inclusiv exemplarul lucrătorului;
- CIM semnat și fișa postului înainte de prima zi.
Greșeli frecvente
- acceptarea unei liste standard fără legătură cu postul;
- plata de către candidat a serviciilor obligatorii de medicina muncii;
- trimiterea diagnosticului medical direct managerului;
- începerea activității în așteptarea contractului „care vine ulterior”.
Întrebări frecvente
Este cazierul obligatoriu la orice angajare?
Nu există o asemenea regulă generală în Codul muncii. Angajatorul trebuie să indice norma care autorizează prelucrarea datelor despre condamnări și garanțiile aplicabile; simpla preferință ori invocarea generică a postului nu este suficientă.
Cine plătește medicina muncii?
HG nr. 355/2007 pune în sarcina angajatorului fondurile și condițiile serviciilor medicale profilactice; lucrătorii nu suportă costurile supravegherii specifice riscurilor profesionale.
Angajatorul poate cere test de graviditate?
Nu. Codul muncii interzice solicitarea testelor de graviditate la angajare.
Pot începe munca înainte să primesc contractul?
Nu ar trebui. CIM se încheie în scris cel târziu în ziua anterioară începerii activității, iar salariatul primește un exemplar înainte să înceapă.
Trebuie să duc certificatul de naștere?
Nu este universal cerut pentru orice angajare. Angajatorul trebuie să explice de ce are nevoie de el; datele de identificare se preiau, de regulă, din actul de identitate.
Pot începe lucrul până vine fișa de aptitudine?
Ca regulă, nu: aptitudinea trebuie certificată pentru munca respectivă. Pentru salariatul străin, art. 27 alin. (6)–(7) permite semnarea CIM înaintea prezentării certificatului, dar acesta trebuie obținut cel târziu la data începerii activității.
Cine plătește examenul de medicina muncii?
Obligația de a asigura supravegherea sănătății lucrătorilor aparține angajatorului; costul nu trebuie transferat candidatului ca o taxă de angajare.
Angajatorul poate cere recomandări?
Poate cere informații de la foștii angajatori doar despre funcțiile îndeplinite și durata angajării, cu încunoștințarea ta prealabilă.
Este legal să trimit buletinul pe WhatsApp?
Folosește canalul oficial și întreabă despre securitate și scop. O copie de identitate conține date importante; evită conturile personale dacă există portal sau e-mail HR securizat.
Trebuie să primesc regulamentul intern înainte de semnare?
Angajatorul trebuie să aducă regulamentul la cunoștința fiecărui salariat în prima zi de lucru, în condițiile art. 243, iar informarea contractuală trebuie făcută înainte de semnare.
Surse și legislație
Documentare inițială în surse: 13 septembrie 2026.
Nu cităm articole comerciale ca bază juridică. Vezi metodologia editorială și versiunile legislative verificate.